KAMAELEI

Os Advogados têm dificuldade em gerir o colossal de informação que todos os dias lhe chegam e poucos conhecimentos de Gestão Empresarial. Vamos conhecer uma solução que ajuda a resolver estes problemas. 


PROBLEMA> A maioria dos advogados, como outros profissionais com actividades não relacionadas com tecnologia, têm como problema principal, no seu dia-a-dia, a falta de conhecimentos informáticos que não lhes permitem tirar partido das tecnologias existentes para a melhoria da qualidade da sua profissão. Se estivermos perante advogados, em que a gestão de tempo e o domínio tecnológico não é uma das suas melhores facetas, seguramente que teremos profissionais que não utilizam o seu potencial para ter grandes resultados no desempenho da sua profissão, dado que se encontram demasiado ocupados com outras questões que nada têm a ver com a parte técnica da advocacia. Numa sociedade de advogados, em que os seus advogados têm que trabalhar em equipa, a gestão do tempo, aliada a outras questões essenciais, como a gestão documental, necessidade de acesso imediato a minutas, consulta rápida de dossiers de clientes, a gestão de prazos, diligências e agenda do escritório, faz com que estes problemas aumentem exponencialmente sem o uso da tecnologia. É um facto que as sociedades de advogados tem especificidades muito próprias da sua actividade, que não se verificam em outras actividade económicas. No entanto, têm exactamente as mesmas necessidades de qualquer outra empresa prestadora de serviços, sobretudo enquanto estrutura organizacional e corporativa, pelo que o workflow de informação entre todos os elementos da sociedade, a coordenação dos advogados, a gestão dos dossiers, a gestão financeira, são factores fulcrais de sucesso. Então como gerir tudo isto quando a função principal destes profissionais é serem advogados e não gestores? 

SOCIEDADE DE ADVOGADOS
Todas estas questões, entre outras, foram os problemas encontrados por uma sociedade de advogados no centro do país. A KAMAE RT desenvolveu a solução KamaeLei suportada por tecnologias Microsoft para as várias áreas da sociedade. 

SOLUÇÃO

Primeiro, procurou-se definir com exactidão os procedimentos necessários nas várias áreas de sociedade consideradas críticos (através da utilização de técnicas de modelação de negócio). Após algumas reuniões, conseguiu-se determinar os vários processos internos considerados críticos, partindo de seguida para a fase de definição de requisitos. Definiram-se então, os requisitos tecnológicos com exactidão para a restectiva solução. A KAMAE RT estabeleceu um sistema suportado por um servidor com Windows Small Business Server (com SQL Server) e tecnologia de Portais Windows: SharePoint Services. Com o Sharepoint foi desenvolvida uma intranet, denominada PORTAL LAWFIRM, que consiste num conjunto de páginas de Internet em que toda a estrutura da sociedade tem acesso de forma a partilhar todo o tipo de informação. A divulgação de informação, a possibilidade de deixar recados a determinadas pessoas da organização, o acesso a uma lista de minutas, requisição de dias, marcação de sala de reuniões, controlo de taxas de Justiça, são algumas das funções que o PORTAL LAWFIRM permite. O KamaeLei, como software de gestão para advogados, é o centro nevrálgico da solução desenvolvida. A gestão de todas as tarefas realizadas dará origem a uma gestão eficaz de controlo processual, honorários, despesas, facturação, gestão de contas-correntes, entre outras funcionalidades úteis relativamente à gestão de dossiers e processos com a devida documentação associada. O sistema garante a confidencialidade dos dados no escritório, sendo só acessível a quem tem acessos para o fazer. Nomeadamente, a interligação entre oKamaeLei e o PORTAL LAWFIRM foi pensado de forma a que, todos os advogados e estagiários em que a função principal é trabalho técnico, apenas têm que se preocupar em fazer lançamentos das suas tarefas através duma TIME-SHEET, que irá permitir à sociedade de advogados garantir que o trabalho realizado pela sua organização para os clientes, é devidamente contabilizado e correctamente cobrado ao cliente. As utilizações de outras ferramentas Microsoft, como o WORD, para editar e realizar documentos, é vital e 100% integrável com as funções de gestão documental do PORTAL LAWFIRM. Aqui, também a KAMAE disponibilizou uma ferramenta integrada com o Word e Outlook, através de uma barra de ferramentas, onde o advogado pode lançar os seus tempos, enviar documentos para a respectiva área do Dossier e adicionar determinado e-mail. Isto sem sair do ambiente do qual está mais à vontade. No mesmo seguimento, o Infopath veio resolver o problema da criação/preenchimento de formulários, eliminando em muito, o tempo de execução de documentos, bem como a quantidade de papel. O Outlook, integrado com Exchange, complementa as ferramentas essenciais desta solução, dado que permite a gestão da agenda global da sociedade, que toda a organização tem acesso, bem como as agendas individualizadas de cada advogado. O e-mail, que cada vez mais tem um papel predominante na área jurídica, tem uma função importante em todo este sistema, pois o PORTAL LAWFIRM e o KamaeLei comunicam com os utilizadores por este meio, através de alertas de facturação, tempos (ver imagens), ou mesmo novas alterações em alguma secção do PORTAL LAWFIRM. Ao nível da gestão individual de cada advogado, salientam-se duas ferramentas de grande apoio no dia-a-dia: o portátil e Smartphone, nomeadamente equipamentos como o QTEK. A interligação da informação entre o servidor da sociedade, o portátil de cada advogado, a sincronização do Pocket PC com o PORTAL LAWFIRM, e o KamaeLei como sistema central, garantem que a informação fluí, pelas várias áreas da sociedade. 



CONCLUSÃO

Este tipo de solução é essencial para qualquer sociedade de advogados, independentemente da sua dimensão, sendo uma vantagem competitiva no mercado nacional ou internacional, ombreando com as soluções implementadas nas maiores sociedades internacionais. Melhor do que nós para o certificarmos, é lermos a citação de um dos principais Consultores Jurídicos pelo desenvolvimento desta solução (ver caixa). Mas, para uma implementação de sucesso são necessários alguns factores que nada estão relacionados com tecnologia: disciplina pelos procedimentos, capacidade de mudar, aceitar um novo paradigma de lidar com informação e acima de tudo, ser uma entidade colaborativa para com quem desenvolve os sistemas de informação.