PORTAIS

As organizações actualmente fazem circular a informação através de mailing, papel e outros canais, fazendo esta parte de processos internos que são demorosos e pouco flexíveis às mudanças no mercado que assistimos todos os dias.

Problemas

Nas organizações onde trabalhamos, contactamos ou simplesmente conhecemos enfrentam alguns, senão muitos problemas nos seus sistemas de informação. Poucas são as empresas que têm um sistema de informação eficaz, onde a informação flua e seja pró-activa. É precisamente por aqui que tudo começa, ou seja, pela organização interna da organização.
Todos já descobrimos o e-mail, mas a circulação de informação através deste canal é de difícil tratamento do ponto de vista de pesquisa, actualização, sem falarmos nas circulares em formato de papel, a esse nem tecemos comentários…
Certamente que todos nós já participamos em projectos integrados numa equipa cuja informação não chega a todas da mesma forma, em que não achamos determinado documento, ou que não sabemos qual é o documento mais actualizado ou nem sequer sabemos quem alterou e quantas versões tem determinado documento. Depois existe a forma como fazemos a manutenção de ficheiros, não sabendo exactamente onde colocar determinado ficheiro e que na dúvida fica sempre no nosso computador localmente; que depois ninguém o consegue ler… Ou seja, utilizamos um árvore de pastas e ficheiros, mas mesmo num servidor é um esquema difícil de manter e não é simples para o utilizador. Depois em determinada altura do projecto ninguém sabe “às quantas anda” porque fluxos de Aprovações “lentos” baseados em papel ou e-mail e com carácter reactivo ou ainda Comunicação da fase de trabalho é manual… Faz-se reuniões de crise porque as ferramentas já não respondem às situações…
Enfim, certamente já se viram em cenários como estes….

Solução

Sem dúvida alguma que parte da solução passa por um Portal Organizacional que seja pró-activo e que acima de tudo reúna as pessoas e a informação num local só.
O termo portal descreve uma vasta variedade de web sites, desde sites internos para funcionários (intranet) a sites externos para consumidores e parceiros (Internet, extranet). De uma forma geral, um portal é uma web site que agrega de forma contextual informação, aplicações e serviços relevantes. Um portal filtra a complexidade e a variedade da informação e serviços a disponíveis ao utilizador através de uma interface única que é direccionada às necessidades e interesses desse utilizador. Os portais fornecem uma resposta directa à grande variedade e complexidade op mundo on-line.

Mas afinal, o que são Portais?

Os portais são, antes de mais, são uma interface com o utilizador e um único ponto de acesso que agrega aplicações de software e fontes de conteúdos que podem ser usados para adquirir informação, fazer negócio e interagir com clientes e fornecedores.
Os portais estão no topo das preferências de investimento em tecnologias da informação (TI) referidas pelos gestores em estudos recentes realizados pela Forrester Research, e o interesse por esta tecnologia continua a crescer. Contudo, outros dados revelam que os portais ainda lutam por uma razão de ser. O fraco alinhamento com os objectivos de negócio, justificações orçamentais e demasiada oferta de fabricantes para projectos mais estruturados ainda deixam dúvidas em muitos decisores. A solução para o sucesso dos portais está, dizem os analistas deste mercado, em construir portais que tragam o retorno esperado, que se integrem nos processos de negócio, e que reconheçam o papel que estes desempenharão na próxima geração de aplicações integradas.

A importância de um Portal

Os portaisWeb são, actualmente, das mais importantes aplicações empresariais. A importância dos portais explica-se pelo seu elevado potencial de transformar a forma como as negociações e os seus processos de negócio funcionam. Através dos , portais as organizações podem optimizar processos e transacções, aumentar a produtividade dos funcionários e reforçar as relações com clientes e parceiros.
Os portais dirigidos a funcionários oferecem geralmente uma combinação de funcionalidade de colaboração e integração de aplicações. Ou seja, os portais intranet proporcionam (e controlam) o acesso aos dados e ambientes de colaboração de que os funcionários necessitam para cumprir as suas tarefas e a uma interface unificada que permite interagir com múltiplos sistemas verticais. Os portais intranet assumem uma importância cada vez maior porque permite que os funcionários possam localizar e recolher informações relevantes, colaborar de uma forma mais eficiente e estabelecer ligações entre fontes de informação e aplicações diversas.
Num ambiente Internet, os portais possibilitam a disponibilização de informação específicas e direccionadas a clientes e parceiros, permitindo que estes possam personalizar aquilo que pretendem ver, assim como a sua forma de visualização, fornecendo também novos conteúdos e serviços com base nos seus perfis de utilizador e acções passadas.
Os portais para parceiros (extranet) possibilitam relações mais estreitas e abrangentes entre as empresas, permitindo a partilha de informação, realização de transacções e colaboração. Em muitas organizações, a diferença entre os portais intranet, Internet e extranet é cada vez mais ténue; cada portal individual apresenta um subconjunto de conteúdos e serviços comuns partilhados entre múltiplas propriedades web. Por exemplo, dados importantes de uma empresa, tais como relatório de contas, podem ser publicados uma única vez e partilhados pelos sites internos e externos. Os portais de colaboração para funcionários podem ir para além da firewall para permitir que os parceiros ou fornecedores colaborem num projecto.

Segurança

De acordo com a sua definição, os portais implicam conteúdos e funcionalidades adaptados a utilizadores individuais. O primeiro passo consiste em identificar os utilizadores que acedem ao portal. Para algumas aplicações de portal, tais como as lojas virtuais, tal pode ser conseguido através da identificação ‘fraca’ dos utilizadores, por exemplo, através de cookies. No entanto, no caso de outros , portais nomeadamente os portais intranet, a autenticação dos utilizadores tem de ser mais ‘forte’, com identificação de utilizador e palavra – passe seguras.
No entanto, a autenticação pode causar problemas, se cada um dos diferentes sistemas que se articulam no portal implicar o seu próprio ID de utilizador e palavra-passe. A melhor forma de assegurar o funcionamento correcto de um portal é fazer com que os utilizadores se autentiquem apenas uma única vez – no momento em que iniciam sessão no portal ou na rede da sua empresa – para obter acesso a todos os conteúdos e funcionalidades que o portal oferece. A esta funcionalidade chama-se ‘início de sessão único’ (SS=, Single Sign-On), e implica que os vários componentes agregados no portal utilizem ou se integrem no mesmo esquema de autenticação perante a rede.
Personalização é um termo genérico que descreve o processo em que diferentes conteúdos podem ser apresentados a um utilizador com base na sua individualidade (ex: preferências, características, gostos, etc. e conteúdo é a funcionalidade. O conteúdo que um utilizador vê é muitas vezes uma mistura entre as preferências do utilizador e escolhas feitas automaticamente pela aplicação subjacente. Estas escolhas do sistema baseiam-se na lógica de negócio, por exemplo, podem ter por base o perfil do utilizador (funcionário/parceiro), ou comportamentos de consumidor ou navegação anteriores.

Integrar é fundamental

A integração de aplicações consiste na interligação de sistemas individuais através da partilha de dados e transacções automatizadas. A integração de aplicações empresariais pode, por exemplo, interligar o sistema de recursos humanos e as aplicações de processamento de ordenados e a contabilidade. Embora talvez nem sempre seja necessário interligar estas aplicações directamente entre si na implementação de um portal, é muito provável que necessitem de comunicar (expor dados e funcionalidades) com o portal dado que este poderá constituir uma interface única para múltiplas aplicações e fontes de conteúdo.
A integração baseada em dados tem por objectivo mover dados de diferentes sistemas incluídos, ou não, na produção para fins de análise. A integração baseada em transacções tem por objectivo mover dados de produção entre diferentes sistemas de produção, por exemplo entre um sistema de aprovisionamento e um sistema de facturação. Este tipo de transacção realça a importância de transformação de dados, da integridade dos dados e das transacções distribuídas.
Também aqui, uma arquitectura comum ajuda a simplificar o cenário. Por exemplo, as tecnologias de início de sessão única podem simplificar a configuração do acesso a diferentes fontes de dados e aplicações. Se o perfil de um utilizador não permitir o acesso a dados específicos, também o portal não deve oferecer o acesso a esse utilizador.

Pesquisa avançada

A capacidade de pesquisa, ou busca, é um elemento fundamental em todos os portais (nomeadamente nos com uma forte componente de conteúdos), porque é através da pesquisa que os utilizadores podem localizar aquilo que procuram especificamente, independentemente do facto do recurso pretendido estar ou não categorizado intuitivamente dentro da estrutura ou taxionomia de navegação do portal.
A implementação de pesquisa mais simples possibilita pesquisas em forma de texto livre num conjunto de documentos, páginas web ou outros conteúdos. Normalmente, as ferramentas de pesquisa incluem também a capacidade de efectuar pesquisas parametrizadas em metadados extraídos ou implícitos de documentos no portal. Por exemplo, poderá procurar por todos os documentos criados por uma determinada pessoa, ou então procurar por todos os documentos categorizados através de uma palavra-chave específica. As implementações mais complexas possibilitam pesquisas por recursos em sistemas de gestão de conteúdos, bem como pesquisas nos próprios conteúdos de uma grande variedade de tipos de ficheiros.
Ao mesmo tempo, a funcionalidade de pesquisa deve também permitir a utilização de perfis de utilizadores e definições de segurança, para assegurar que os utilizadores que efectuem pesquisas vejam apenas resultados para aqueles recursos a que tenham acesso. As pesquisas poderão também utilizar informações complexas contidas no perfil do utilizador para limitar e personalizar ainda mais os critérios de pesquisa.
Também aqui, a boa integração entre capacidades ajuda a reduzir custos, tempo e riscos. A gestão de conteúdos e a personalização de aplicações têm de colaborar para proporcionar uma capacidade de pesquisa eficiente.

Colaboração e Gestão de Conteúdos

A colaboração é outra capacidade geral associada aos portais. As funcionalidades de colaboração, tais como áreas para reuniões, sites para projectos, fluxos processuais, publicidade e controlo de versões de documentos, disponibilização/reserva, check in/check out, grupos de debate, comunicação em tempo real (chat), inquéritos, subscrições e alertas personalizáveis, oferecem aos membros de uma organização uma forma eficaz de articular os seus esforços.
A capacidade de colaboração permite ás pessoas colaborar de forma síncrona e assíncrona. Também aqui, a boa integração com outras capacidades ajuda a reduzir os custos e riscos. Por exemplo, através de ferramentas de colaboração integradas com aplicações de produtividade e ferramentas de pesquisa, os infotrabalhadores podem não só localizar as informações de que necessitam para tomar decisões, mas também guardar essas decisões em forma de documentos com colegas, - tudo isso num ambiente de portal único e totalmente integrado cuja criação, manutenção e modificação exige pouca intervenção em termos de TI.
A gestão de conteúdos significa a capacidade de armazenar, gerir e referenciar documentos de todos os géneros. Como tal, a gestão de conteúdos é um aspecto fundamental dos portais centrados em dados. A gestão Web (WCM, Web Content Management) tem por foco as necessidades de criar, armazenar, gerir e publicar conteúdos na Web.
Apesar da função de agregação que os portais desempenham tradicionalmente, a capacidade de criar e gerir conteúdos Web é considerada cada vez mais um capacidade fundamental, por exemplo, um site institucional numa intranet pode, em primeiro plano, fornecer acesso a sistemas verticais, mas poderá também recorrer a capacidades de gestão de conteúdos Web para possibilitar a publicação de notícias de última hora do departamento de recursos humanos da empresa. O sistema WCM pode também ser utilizado para agregar comunicados de imprensa publicados no site institucional externo numa secção de ‘notícias externas’ global no portal na intranet.
Um dos principais serviços que o WCM oferece é permitir aos utilizadores de negócios os meios para assumirem o controlo dos conteúdos que criarem. Um sistema de gestão de conteúdos sofisticado pode oferecer aos administradores Web uma forma de evitar que despendam diariamente o seu tempo na publicação de conteúdos no portal, permitindo que os utilizadores possam trabalhar directamente dentro do sistema WCM para que sejam eles a tratar das tarefas de criação, aprovação e publicação de conteúdos. Desta forma, um bom sistema WCM, integrado com as restantes partes do portal, tais como a autenticação de utilizadores, personalização e pesquisa, pode acrescentar muito valor à sua implementação.

Ferramentas

A Microsoft disponibiliza uma tecnologia para portais empresariais que reúne muitas destas facilidades técnicas: Sharepoint.
O Sharepoint disponibiliza duas versões: Windows Sharepoint Services (WSS) e o Sharepoint Portal Server. A primeira grande diferença entre os dois, é que o primeiro é gratuito, podendo ser feito o download da web) e o segundo é pago (não sendo muito barato). A segunda grande diferença é que a pesquisa do Sharepoint Portal Server é muito melhor que a simples pesquisa do WSS.
O potencial destas ferramentas é enorme e deixamos aqui uma lista de vantagens que iremos desenvolver no próximo número:
 
▪ Interface simples (Web);
▪ Programável;
▪ Escalável;
▪ Mais protegido (virús,…);
▪ Segurança;
▪ Acessível de qualquer parte do mundo;
▪ Centralização de Informação;
▪ Partilha e colaboração da informação;
▪ Flexibilidade;
▪ Pesquisas simples;
▪ Acessível também em PDA’s;
▪ Autonomia de Conteúdos;
▪ My Site: site pessoal;
▪ Pró-activo (alertas);
▪ Controlo efectivo;
▪ Presença activa;
▪ Tratamento de inquéritos e discussões de forma simples;
▪ Gestão com custos baixos (fácil de gerir);
▪ Disponibilidade de inúmeras WebParts: Discussão, inquéritos e outros;
▪ Partilha de Objectivos;
▪ Integração com aplicações externas;
▪ Integração MS Office;
▪ Integração aplicações externas;
▪ Integração MSN;
▪ Etc…