OUTLOOK

GERIR TAREFAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS

Utilizar o MS OUTLOOK para gerir tarefas

Problema

Todos nós temos assuntos pessoais a tratar diária, semanal ou mensalmente: ir ao hipermercado, ao mercado, à padaria, às Finanças, à Segurança Social, pagar a electricidade, fazer a lista de compras, uma transferência bancária via Internet, etc.
Anotamos estas tarefas em pequenos papéis rasgados, na nossa agenda ou organizer, em Post-its ou então memorizamos e procuramos não esquecer.
Mas isto é muito falível. Os papéis perdem-se e a memória falha.

Solução

Em vez de anotarmos no papel podemos começar a utilizar as Tarefas do OUTLOOK, uma excelente ferramenta que todos nós temos no nosso computador e que podemos tirar proveito para melhorar a nossa organização.
Antes de começarmos a introduzir as tarefas no OUTLOOK, devemos identificar todos os assuntos que temos de tratar, detalhar essas tarefas e ordená-las por datas e prioridades.
Depois de sabermos quais as tarefas a realizar, podemos criá-las abrindo o MS OUTLOOK (menu Iniciar/MS OUTLOOK), clicando no atalho Tarefas e de seguida no botão. Na janela da nova tarefa escrevemos o assunto, seleccionamos a data de início e conclusão, procurando ser o mais realista possível na selecção do tempo. Assim, o risco de não cumprimento da tarefa na data seleccionada será menor.
Como cada uma das tarefas não tem o mesmo grau de prioridade - umas são mais importantes e urgentes de que outras ou devem ser feitas em primeiro lugar -, temos de atribuir uma das três prioridades à nova tarefa:

1.   Alta - Tem de ser feito;
2.   Normal - Deve ser feito;
3.   Baixa - Seria bom que estivesse feito.

Atribuímos, ainda, uma Categoria ou criamos uma nova (por exemplo, Bancos, Mercado, Padaria, Talho, Pagamentos ou Presentes de Natal) para que não seja guardada de forma aleatória. Algumas destas tarefas podem ser diárias, semanais ou mensais, tais como, pagar a electricidade, o telefone, a renda, comprar o pão ou levantar dinheiro. Por isso, podemos indicar a periodicidade da tarefa (menu Acções Periodicidade) e sempre que concluída, o MS OUTLOOK, automaticamente, cria nova tarefa indicando a nova data de conclusão.

Manter a informação das tarefas actualizadas requer tempo, porque à medida que são realizadas, eliminamo-las alterando o estado para Concluída. Mas no caso de não terem sido concluídas na data estipulada, transferimos para o dia seguinte, permitindo-nos gerir melhor o nosso dia-a-dia.

Mais Profissional

Da mesma forma que utilizamos esta ferramenta na nossa vida pessoal, também podemos aplicá-la a nível profissional, no computador do nosso escritório. Muito útil para gerir as inúmeras tarefas de diversos assuntos. Para além, das funcionalidades anteriormente mencionadas, existem outras muito interessantes. Podemos melhorar a gestão do nosso tempo atribuindo tarefas a outras pessoas a partir do comando Atribuir tarefa na janela da nova tarefa. Basta escrever a morada de E-mail do destinatário e clicar no botão Enviar. Quando a tarefa estiver terminada, receberemos um relatório indicando que a tarefa está concluída. Além disso, a cada uma das tarefas criadas podemos anexar ficheiros relevantes (menu Inserir/Ficheiro), tais como faxes, cartas ou outros documentos digitalizados.
Sempre que precisar de transportar as suas tarefas para ir fazer as suas compras ou ir a uma reunião, pode imprimi-las de diversas formas ou então sincronizar com o seu PDA, caso utilize um. 
O PDA (Personal Digital Assistant) é a ferramenta ideal para transportar todas as nossas tarefas criadas, pois podemos colocá-lo no bolso de um casaco ou numa carteira sem ocupar muito espaço.
Levando as tarefas connosco podemos alterar, criar novas, eliminar ou colocar um visto à medida que as vamos concluindo. É muito prático e vantajoso termos junto de nós algo que nos permite ir anotando à medida que nos lembramos de tarefas a realizar, tanto a nível pessoal como profissional. É que depois, basta ligar o PDA ao computador e as tarefas das quais nos lembrámos são imediatamente sincronizadas. Vamos às compras, levamos a nossa lista e à medida que compramos vamos eliminando ou colocando um visto de conclusão, ou então, estamos a almoçar e aproveitamos para rever e reorganizar todas as tarefas ou somente algumas mais urgentes.

Objectivo
- Aplicar as tecnologias nas nossas tarefas diárias;
- Melhorar a gestão de tempo.
Tecnologia
- MS Outlook
Resumo
- As Tarefas do OUTLOOK são uma óptima ferramenta para gerir as tarefas e o nosso tempo, tanto a nível pessoal como profissional.

Ana Bastos 
ana.bastos@netvisao.pt
Formação
Licenciatura em Inglês e Alemão
MBA Executivo em Marketing