Case study

NewsGator e RSS ajudam a criar uma solução para a gestão de informação

Através do NewsGator e outras ferramentas, o Triple Point Technology transformou a forma de partilhar informação dentro da empresa. De construção de críticas e lançamento de notificações, a publicação e colaboração interna, publicar via RSS transformou fortemente a imagem da informação. O NewsGator fornece acesso consistente a esta informação preservando a experiência que cada um dos utilizadores com o Microsoft Outlook.

Situação

A Tecnologia Triple Point é uma fornecedora líder de troca de soluções cómodas para empresas de energia, potência e serviços financeiros em todo o mundo. Combinando a tecnologia de ponta com a perícia da indústria, a Triple Point é capaz de simplificar operações para mais de 70 empresas de actividade comercial em todo o mundo.

A Triple Point foi reconhecida pela revista Inc. como uma das empresas na América de maior crescimento. Este crescimento agressivo levou a novos desafios na disseminação da comunicação e informação.

A informação da Triple Point tem sido tradicionalmente armazenada em caixas de correio individuais no Microsoft Exchange Server e Microsoft Outlook. Mas à medida que a organização está a crescer, os utilizadores verificam que o E-mail não é necessariamente o melhor mecanismo de comunicação para informação crítica que deve ser actualizada, distribuída e arquivada com regularidade. Quando o conhecimento empresarial está agarrado ao Outlook e ao Exchange fica difícil de o encontrar, procurar, e normalmente não está disponível a todos os utilizadores que necessitam de aceder convenientemente à informação.

Também tem sido um problema comum criar e manter mailing lists. “Por exemplo, novos lançamentos ou criações nocturnas são geralmente anunciadas aos grupos via E-mail. É um óptimo processo básico de actividade para qualquer empresa de software” – diz Allie Rogers, assistente do chefe de Informação da Triple Point. “Contudo, quando se anuncia via E-mail a um grupo estático, corremos o risco de não enviar ao novo vendedor que realmente precisa de obter uma demo da última característica para o novo projecto.”

Solução

A Triple Point começou com um único objectivo: “A ideia é libertar algum do nosso conteúdo, expô-lo através de pesquisadores fáceis tais como XML e HTML e via HTTP, e reduzir a quantidade de informação ‘procurar e clicar”, e assim aumentar e melhorar a qualidade do nosso trabalho” – diz Allie. Eles queriam fazer sobressair o facto de que os trabalhadores já gastavam tempo significativo a usar o Outlook e, ainda construir sobre o trabalho de intranet o que já tinham feito com o SharePoint.

A solução era deveras apreciadora: foram criados blogs para os funcionários publicarem, modificados os sistemas de negócio to leverage RSS, os sites intranet notificam agora via RSS e o NewsGator entrega o conteúdo aos computadores de mesa.

Blogs

Foram criados blogs internos utilizando Six Apart’s Movable Type. Autores internos estão acostumados a enviar E-mail, mas em vez disso, agora publicam determinada informação ao seu novo blog, porque quando o fazem, existe um registo permanente da informação. “É uma oscilação delicada ente E-mail e Blogs”, - diz Allie – “mas estamos a melhorar”.

Múltiplos grupos dentro da Triple Point já utilizam blogs. As equipas de desenvolvimento de software utilizam-nos para publicar FAQ’s, documentação de design, resultados de testes diários e outro tipo de informação. Com uma mistura de blogs individuais e de projecto, a informação tende a categorizar cada um e outros podem subscrever as quantidades pelas quais se preocupam. A equipa de vendas também está a utilizar os blogs para manter lado a lado os prospectos, processos, e perguntas e respostas gerais promovendo comunicação rápida e directa por toda a equipa.

Com estes blogs e NewsGator, a triple Point está a modificar a forma de comunicar internamente. “As pessoas produzem conteúdo local e privado no E-mail e enviam a algumas moradas seleccionadas. Muitas vezes podem ter sido mal seleccionadas. Estamos a tentar mudar isso”, diz Allie. “Publicar globalmente através dos blogs, mas ser possível ler localmente através do Outlook e do NewsGator.”

Sistemas dos negócios

Segundo, sistemas de negócio automáticos estão a ser aperfeiçoados para gerar dados em formato RSS. Por exemplo, a Triple Point utiliza a StarTeam para controlo da fonte e gestão da publicação. Através da StarTeam API e alguns conhecedores de XML, construíram-se alimentadores RSS dinâmicos para os projectos geridos pela StarTeam com base nas mudanças. Antigamente era necessário que os programadores produzissem avisos via E-mail por cada código de fonte alterada. Hoje, esse processo tem sido automatizado via RSS.

Na opinião de Allie, os benefícios disto vão para além do óbvio. “Para o mesmo que precisa, o novo vendedor pode subscrever ao alimentador servindo um novo prospecto ou então noutras alturas, ignorá-lo. Para além disso, o produtor dos avisos não precisa de se preocupar pelo facto da mensagem não estar a ser entregue ao conjunto de pessoas correcto. As listas de distribuição são auto-reguladoras.”

Intranet

Terceiro, o conteúdo da intranet é melhorado com o RSS. Por exemplo, no Sharepoint o conteúdo está a ser melhorado para gerar notificações de alteração RSS e outros sistemas também têm sido modificados. Sempre que os sistemas de notificação existentes fossem inadequados, manuais ou trapalhões, a Triple Point criava sistemas de geração RSS à volta deles para melhorar e automatizar o processo.

Cliente

Para juntar a tudo isto, a NewsGator foi considerada a grande empresa do cliente standard para os alimentadores RSS. Na medida em que os funcionários já utilizam o Outlook, “A NewsGator era a escolha mais natural,” diz Allie.

E desde que o Outlook é um sistema de base de dados pessoal, utilizando o NewsGator permite conteúdo RSS induzido a ser localmente arquivado e prosseguido numa base individual. Este conteúdo é ao mesmo tempo localmente armazenado por determinados indivíduos, também é publicamanete arquivado e disponível para pesquisa a todos os utilizadores dentro da organização. “Nós agora temos o melhor de dois mundos” – diz Allie.

A curta curva de aprendizagem, conveniência e facilidade de utilização do NewsGator, tem sido uma vantagem para a Triple Point. “Começámos a levar os nossos sistemas a trabalhar com RSS em Setembro de 2002 e utilizámos novos agregadores sem ajuda em computadores de mesa.” – diz Allie. “Em Fevereiro de 2003 menos de 5% dos potenciais utilizadores estavam a ler estes mecanismos com regularidade. Em Março de 2003 a Triple Point mudou para a NewsGator e no prazo de dois meses viu a adopção a aumentar em cerca de 35%. “Para nós a chave é a integração apertada com o Outlook – as ferramentas sem ajuda nunca se tornaram populares entre os nossos utilizadores.”

Utilizando o NewsGator, a Triple Point integra a informação do suprimento de dados RSS para o Outlook, onde se torna noutra fonte de informação ao lado do E-mail. COM mais fontes de informação RSS disponíveis todos os dias, o NewsGator mostrou ser a ferramenta indispensável nas operações diárias da Triple Point.